Das Kalkulationsprogramm – PreisExpert – Wie alles begann.

Kennt ihr den Spruch?

„Alle sagten, das geht nicht – bis einer kam, der das nicht gehört hat und es einfach gemacht hat!“

Ramin Dell

Es muss so etwa 2016-17 gewesen sein, als mein Freund und Kollege Ramin Dell vollkommen demoralisiert von einem Seminar zurückkam. Man hatte ihm dort vorgerechnet, dass er an seiner Haarfarbe, die er mit ca. 38€ verkaufte, wahrscheinlich kein oder kaum Geld verdiente! Um mir das zu beweisen, zeigte er mir ein recht simples Exceltool, welches den Preis mit pauschalen Standardwerten vom Bedienpreis herunterrechnete und am Ende anzeigte, was wohl ungefähr übrigbleiben würde. Als ich das Tool sah, musste ich Ramin den Schuh leider ausziehen und habe ihm erklärt, dass er nicht nur „nichts“ verdienen würde, sondern bei seinen Kosten sogar noch saftig oben drauflegte. Was ich aber an dem Tool richtig gut fand, war die Rückwärtskalkulation, vom geplanten Preis alle Kosten abzuziehen und am Ende zu sehen, was überhaupt übrigbleibt. Das war schon sehr viel bezeichnender als alle Kosten zusammen zu zählen und dann einen Preis zu haben, der mir aber keine Rücklagen bietet!

Mit Pauschalen lässt sich nicht real rechnen!

Aber mit Pauschalwerten lässt sich nicht individuell kalkulieren und das war auch Ramin sofort klar!
Ramin war entsetzt und fragte mich, ob ich so ein Tool nicht besser machen könnte, was genauer und vor allem mit den individuellen Kosten kalkulieren würde. Er wollte unbedingt sehen können, wieviel Gewinn oder Verlust er wirklich machen würde! Großkotzig und naiv behauptete ich, das wäre kein Problem – obwohl ich eigentlich kaum eine Ahnung von Excel hatte und mir auch gar nicht bewusst war, welche immense Aufgaben da auf mich zukommen würden! Aber angefixt und gespannt fing ich ohne Plan erstmal an und präsentierte dem armen Ramin ungefähr jede halbe Stunde meine Neuerungen und Ideen! Gerade am Anfang war mir seine Meinung unglaublich wichtig, denn planlos so aus dem NICHTS – das ist nicht so einfach. Schnell hatte ich ein sehr einfaches Tool, mit dem wir Ramins Haarfarbe berechnen konnten und er ging damals mit ca. 3,50€ bei jeder Haarfarbe in die Miese! Aber es musste noch mehr her! Ich war einfach nie zufrieden, denn auch diese Kalkulation arbeitete mit zu vielen Pauschalwerten, das musste anders gehen! So wuchs in den nächsten Monaten dann die Idee vor sich hin, und zwar in einem solchen Ausmaß, dass Ramin irgendwann der Kopf schwirrte, weil das Programm ziemlich komplex wurde.

Was war passiert? Ich bin in manchen Dingen einfach ein Pedant, und wenn ich etwas anfange, dann muss das auch richtig und ordentlich sein! Einfach etwas hinpfuschen, das ist nicht meins und bei einer Kalkulation konnte ich erst recht keine Ungenauigkeit akzeptieren. Irgendwann ging das Ganze über meine Fähigkeiten, denn Ramin und ich hatten immer wieder neue Ideen, aber insbesondere Ramin hatte keine Ahnung, wie schwer es war, diese Ideen mit mangelndem Wissen über Excel umzusetzen! Ramin hatte dann auch die Idee mit der Leistungserfassung und dem Leistungslohnmodell, welches ein Seminar-Kollege mal angesprochen hatte. Das Programm wuchs immer mehr und nahm immer größere Formen an. Aber ich hatte zum Glück einige studierte Freunde, die sich besser als ich, mit Excel auskannten und mir bei dem einen oder anderen Problem, aber auch bei vielen Formeln halfen. Aber irgendwann konnten auch die mir nicht mehr helfen! Danach mussten Google und YouTube herhalten und das Tool nahm bedrohliche Formen an. Auch war die Bearbeitung extrem kompliziert, da das ganze Tool nur auf einem Arbeitsblatt vorhanden war und man von oben nach unten und rechts nach links ewig hin und her scrollen musste.

Ein Prototyp halt!

Wie gesagt, die Bedienung war einfach fürchterlich, dies war aber auch egal, da ja nur ich selbst mit dem Tool arbeiten wollte und es nur für meinen und Ramins Salon konzipiert war. Dann endlich – der Prototyp war fertig – und ich konnte unsere Salons das erste Mal durch das Tool schicken. Es war erstaunlich, wie mit einem Mal alles auf alles reagierte und unsere Unternehmenszahlen richtiggehend gläsern für uns wurden. Noch niemals im Leben hatte ich so eine Klarheit und einen Überblick über die Kosten, Umsätze, Löhne und Preise und wie diese Parameter miteinander in Verbindung stehen und jeder Wert auf den anderen reagierte! Endlich war es möglich, Kosten, Preise, Löhne, Multiplikatoren, Leistung und alle anderen Parameter miteinander in Einklang zu bringen!

Eine Idee war geboren!

In dieser Zeit hatte ich auch meine ersten Seminarkonzepte ausgearbeitet und auf einem meiner Kalkulationsseminare benutzte ich das Tool als Anschauungsobjekt. Wir waren begeistert, wie gut man mit dem Tool meinen Seminarteilnehmern die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge erklären konnte. So entstand auch von Anfang an die Idee, dass das Tool nicht nur rechnen, kalkulieren und auswerten können muss, sondern es sollte auch erklärend sein und betriebswirtschaftliche Prozesse bildhaft machen! Meine ersten Präsentationen zeigten aber auch, ich hatte ein Problem, denn sehr viele Kollegen wollten dieses Tool gerne selbst nutzen.

Aber ich hatte keine Ahnung, wie ich das bewerkstelligen sollte. Es war nicht möglich, so ein Tool vollkommen automatisch einzurichten, denn es gibt bei der Kalkulation gewisse Variablen, die man manuell anpassen und dem Unternehmen zuordnen muss. Auch war da noch das Problem der Datenerfassung: Die meisten Friseurunternehmer können ihre BWA kaum lesen, geschweige denn richtig verstehen! Es war nicht damit getan, einfach nur die Zahlen aus der alten BWA in ein solches Tool zu tippen, man musste auch abwägen, neue Kosten erfassen und auch schauen, welche Kosten zu hoch waren und wo man optimieren konnte. Ein Beispiel: Ein Kollege hat in dem vorherigen Geschäftsjahr ein Depot eingekauft, im nächsten Jahr wird er das so sicher nicht mehr müssen, also muss es angepasst, hochgerechnet und prognostiziert werden! Das gleiche bei größeren Mitarbeiterveränderungen. Welchen Umsatz kann man mit weniger Personal noch erreichen oder welchen Umsatz kann man wie und in welcher Höhe prognostizieren, wenn ein neuer MA hinzustößt? Wirklich schwierige Themen! Die ersten Test-Kollegen waren hier maßlos überfordert und die Fehler, die beim Eintragen der Werte gemacht wurden, ließen die Kalkulationen immer wieder explodieren! Für die meisten Kollegen waren schon die Begriffe der BWA unverständlich und sie gelangten bereits bei Brutto und Netto ins Schwimmen! Betriebliche Steuern, variable Kosten, und welche Kosten überhaupt in welchen Konten eingepflegt sind, war für die meisten ein Buch mit sieben Siegeln.

Ein Topf voller Probleme.

Der damalige Kalkulator – damals noch umständlich und unübersichtlich

Nächstes Problem – was hilft es, wenn mir zwar bewusst ist, dass meine Preise viel zu niedrig sind, ich aber nicht weiß, wie ich diese ohne Kundenstress, Mitarbeiterboykott und heftigen Diskussionen anpassen soll!? Und wie würde man mit Änderungen im Team oder bei größeren Änderungen bei der Kalkulation umgehen, wer sollte sie einpflegen, wenn ich keinen Zugriff auf die Datei mehr hatte!?

Das geht eh nicht!

Das Problem mit der Preisanpassung haben wir dann übrigens live bei Ramin gesehen. Der hatte gnadenlos und zu massiv seine Preise angehoben, ohne Kommunikation zum Team oder seine Kunden zu informieren! Das war schmerzhaft und er hatte boykottierende Mitarbeiter und verlor damals sein halbes Team, da diese die saftige Anpassung nicht verstanden hatten und auch die Diskussionen mit den Kunden fürchteten! Da müsste man den Kollegen dann helfen, beraten und man müsste Strategien erarbeiten, wie man heftige Anpassungen ohne solch einen Stress umsetzt. Preise hoch, bedeutet aber auch dem Kunden einen Mehrwert zu bieten – die Kalkulation alleine war nur die halbe Miete, danach ging’s erst richtig los! In der Zeit unterhielt ich mich mit vielen Kollegen und die meisten erklärten mir, dass das nicht gehen würde – zum Glück habe ich nicht auf sie gehört! Aber ich führte auch Gespräche mit Leuten aus ganz anderen Branchen, die z.T. auch computergestützte Beratung anboten und mir wertvolle Tipps gaben.

Der Start!

Im November 2018 startete ich dann mit meinen ersten Kollegen/Kunden, die mit Hilfe meines Kalkulationstools ihre betriebswirtschaftliche Lage überblicken konnten. Anfänglich lief das Ganze noch über Dropbox, das hatte aber viele Schwächen. Bis mir ein Kunde, selbst Unternehmensberater, den Tipp gab, mit Onedrive von Microsoft das Tool zu be- bzw. verarbeiten. Vorteil, wir waren Plattform unabhängig und meine Kunden brauchten selbst kein Office, denn die Datei wurde Online über den Browser verarbeitet. Ich hatte jederzeit Zugriff und konnte Fehler beheben, Änderungen einpflegen und bei Problemen helfen. Aller Anfang war schwer und die Betreuung meiner Kunden/Kollegen noch lange nicht so gut wie heute. Die Kalkulation besprach man damals noch am Telefon – Missverständnisse vorprogrammiert! Meine erste Kundin mit der Kundennummer MA 01/2018 war übrigens Martina Jovanovic (damals noch Czichon) – der Name kommt Euch bekannt vor?

Erweiterungen und professionelle Hilfe.

Ja, Martina ist mittlerweile nicht nur meine Seminarpartnerin, sondern betreut seit Februar 2022 mit mir zusammen nun auch Kalkulations-Kunden /Kollegen mit der neusten Version des Kalkulationstools! Natürlich bin ich backstage immer dabei, die Abschlussmeetings führe ich i.d.R. mit Martina zusammen, aber die mühseligen Anfangsaufgaben, wie das Einpflegen der Daten sowie die anfängliche Kommunikation, da hilft sie mir unglaublich.

In all den Jahren gab es viele Updates und es wurden viele neue Ideen in mein Tool eingebaut und umgesetzt. Die Kundenbetreuung hat sich komplett verändert, heute gibt es ein ganzes Spektrum an Online-Coachings, die so unsere Kunden und ihre betrieblichen Abläufe unterstützen. Anfang dieses Jahr dann das größte Update – die Version 7.0 – so angepasst, dass Martina einen einfacheren Einstieg haben würde! Aber da Martina dann natürlich auch viele neue Ideen mit einbrachte, habe ich einfach schnell ein Online-Seminar gebucht – 2 Wochen strammes Lernen rund um Office und Excel! So habe ich dann gelernt, Techniken nebenbei in meinem Programm anzuwenden und neue Anwendungen in meinem Programm installiert.

So entstand die PreisExpert Version 8.0 innerhalb kürzester Zeit – neuer Name., neuer Look und einen neuen blonden Besen 😉!

Neue Zeitrechnung

Im Januar 2023 starten wir dann mit der Version PreisExpert 9.0 – ein Quantensprung in der Entwicklung! Ein komplett neues und professionelles Design – eine neue virtuelle Bedien- bzw. Menüstruktur und eine komplett neue grafische Verarbeitung, die optisch nichts mehr mit Excel zu tun hat!

Was gibt es da alles Neues?

• Eine komplett neue virtuelle Bedieneroberfläche, diese wurde stark vereinfacht, so dass Martina, aber auch der Anwender es bei der Verarbeitung einfacher haben werden!
• Corporate Identity – Farbgestaltung angepasst und optisch entzerrt und weniger bunt gestaltet, bietet es eine leichte Bedienung und Übersicht!
• Neue und noch genauere Berechnungs- und Auswertungsmöglichkeiten – insbesondere was die Leistung der Mitarbeiter anbelangt, haben wir eine Vielzahl an Auswertungen und Analysen.
• Diagramme und Auswertungsstatistiken, prozentuale Erhebungen und das alles diagrafisch kognitiv erfasst und in einem Dashboard ausgegeben.
• Erklärungs– und Anwendungstipps, to-do-Videos im Tool eingebettet und jederzeit für den Kollegen anzuschauen.
• Ein umfangreiches Dashboard mit wichtigen Diagrammen und Auswertungen für einen Gesamtüberblick auf nur einer Seite – alles auf einem Blick!
• Materialliste mit Dropdown-Aktivierung zum einfachen kalkulieren und planen des Materialeinsatzes bei der Preisfindung.
• Budget-Planer – bietet über das gesamte Geschäftsjahr einen Überblick über die anfallenden Kosten und zeigt genau, ob wir mit den geplanten Kostenstrukturen auskommen werden, wo sich unser Budget erhöht oder wo wir sparen müssen und welches monatliche Budget noch übrigbleibt.
• ProduktRechner – der mir ganz genau auswertet, was ich am verkauften Produkte verdiene – aber auch den Gewinn einer Dienstleistung dagegensetzt und mir auf zeigt, wie viele Haarschnitte ich tätigen muss, um das gleiche Geld wie am Produkt zu verdienen!
• VermietungsRechner – ein Berechnungstool für Untervermietungen
• LohnRechner (Chef) – ein Tool zum erfassen der privaten Unternehmerkosten, damit der Unternehmer seinen eigenen Entnahmebedarf ausrechen kann.
• Das für mich stärkste und umfangreichste Tool – der PlanungsKalkulator – ein Tool mit dem ihr Eure fertige Kalkulation in Echtzeit abändern könnt, Mitarbeiter aus dem Unternehmern entfernen oder hinzufügen und sämtliche anderen Parameter anpassen könnt und dann direkt und sehr genau die positiven oder negativen Auswirkungen betrachten und am Ende damit sogar Eure dann anstehenden Preise kalkulieren könnt! Also ein Blick in eine virtuelle Zukunft! 

Neugierig? Hier kannst Du Dir das 9.0 Einführungsvideo anschauen und Dir alle Informationen über das PreisExpert Kalkulationstool holen.

Hier geht direkt zum Beschreibungsvideo https://youtu.be/rU9MqEWBdUs

Kosten

Betriebswirtschaftliche Betreuung und Beratung ist für hilfesuchende Unternehmer oft gar nicht zu finanzieren! Deswegen habe ich mich schon damals für einen anderen Weg entschieden. Langfristige Betreuung zu moderaten monatlichen Belastungen, so das sich wirklich jeder Unternehmer diese Beratung und Betreuung mit dem Kalkulationsprogramm leisten kann!

Hier geht´s zu den Infos und Preisstaffeln – https://www.friseur-coaching.de/preise-und-wichtige-informationen/

Achtung Werbung:

Du brauchst Hilfe bei Deiner Kalkulation, musst Deine Löhne erhöhen, die Kosten fressen Dich auf, eine saftige Preisanpassung wartet auf Dich und Du weißt nicht wie Du das alles berechnen und bewerkstelligen sollst?

Wir sind für einen überschaubaren Monatsbeitrag für Dich da, erstellen Dir deine Kalkulation und helfen Dir bei dem schwierigen Rest!

Hier findest Du alle Infos:

https://www.friseur-coaching.de/kalkulation/kalkulationsservice-friseure/